എംപ്ലോയീസ് എക്‌സ്പീരിയൻസ് എന്നത് ഏതൊരു ബിസിനസ്സിന്റെയും അടിസ്ഥാനമാണ്. നമുക്ക് ലഭിച്ചിരിക്കുന്ന റിസോഴ്‌സിന് പരമാവധി വിവരങ്ങൾ നൽകി അവരെ പെട്ടെന്നു തന്നെ മികച്ചവരാക്കി മാറ്റാൻ ഓരോ ബിസിനസ് ഓണേഴ്‌സും ശ്രമിക്കുന്നത് സ്വാഭാവികമാണ്. എന്നാൽ ലോകത്തെ 36 ശതമാനം പേരും ഇതിൽ പരാജയപ്പെടുകയാണ് ചെയ്യാറുള്ളത്. കേരളത്തിൽ അത് 55 ശതമാനത്തിനു മുകളിലാണ്. ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർ ലോഡാകുന്നതാണ് പ്രശ്‌നം. അത് അവരെ ശാരീരികമായും മാനസികമായും തകർക്കും.
ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർലോഡ് എന്നത് ലോകം മുഴുവൻ നേരിടുന്ന ഒരു ബിസിനസ് ചലഞ്ച് തന്നെയാണ്. ഇത് ജീവനക്കാരുടെ പെർഫോമൻസിനെയും പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കും. നമ്മുടെ ഏറ്റവും മികച്ച റിസോഴ്‌സിനെ പോലും കൺഫ്യൂഷനാക്കുകയും മൊത്തം ബിസിനസ് തന്നെ താറുമാറാക്കുകയും ചെയ്യും. ഇതുവരെ വ്യക്തമായ പരിഹാരം കാണാനാത്ത ഒരു പ്രശ്‌നം കൂടിയാണിത്.
എന്നാൽ ഈ ഇൻഫർമേഷൻ സപ്ലൈ നമുക്ക് ഒഴിവാക്കി നിർത്താനാകില്ല. കാരണം അങ്ങനെ ചെയ്തില്ലെങ്കില്‍ ഒരു ടീം വർക്ക് എന്നതിൽ നിന്നും വ്യത്യസ്തമായി വൺ മാൻ ഷോ അല്ലെങ്കിൽ ലീഡേഴ്‌സ് ഷോ എന്ന രീതിയിലേക്ക് ഒതുങ്ങും. ഇൻഫർമേഷന് വിലയുണ്ട്. ഒരു പക്ഷേ, അടുത്ത വർഷം ചെയ്യുന്ന കാര്യം, അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നമ്പറുകൾ, ആക്ഷൻ പ്ലാൻ എന്നിവ ടീമിന് ഷെയർ ചെയ്യുമ്പോൾ മാനേജർ ആലോചിക്കുന്നത് അവരെ ഇത് സഹായിക്കുമെന്നാണ്. എന്നാൽ ഫ്യൂച്ചറും പ്രസന്റും വേർതിരിച്ച് കാണാനാകാതെ പോകുന്നത് കൺഫ്യൂഷനിലേക്കും ഡാറ്റയുടെ തിരസ്‌കരണത്തിലേക്കുമാണ് നയിക്കുന്നത്. ഒരു പക്ഷേ, വ്യത്യസ്ത ഫ്രീക്വന്‍സികളായിരിക്കുന്നതും ഇതിനു കാരണമായേക്കും. എന്നുവെച്ചാൽ നിങ്ങൾ ടീമിനയച്ച പ്രധാനപ്പെട്ട സന്ദേശങ്ങൾ പലതും അവർ വായിക്കാതെ പോകും. ഡാറ്റയെ ഒരേ അളവ് കോൽ വെച്ച് അളക്കുന്നതാണ് ഇതിലേക്ക് നയിക്കുന്നത്. പ്രധാനപ്പെട്ട സന്ദേശങ്ങൾ പോലും ഇത്തരത്തിൽ കാണാതെ പോകുമ്പോള്‍ പ്രശ്നങ്ങള്‍ തുടങ്ങുകയും ചെയ്യും.
എന്താണ് പരിഹാരം?
ഇതിൽ നിന്ന് ഞാനെന്ത് ഉൾകൊള്ളണം. ഇത് എന്റെ ഇന്നത്തെ ജോലിക്ക് എത്രമാത്രം പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ്? ഇതിൽ എവിടെയെങ്കിലും കൺഫ്യൂഷൻ വരുന്നുണ്ടോ? അതിന്റെ ക്ലാരിഫിക്കേഷൻ ചോദിക്കണ്ടേ..? തുടങ്ങിയ രീതിയിൽ സ്വയം ചിന്തിക്കുന്ന റിസോഴ്‌സുകൾക്ക് മാത്രമാണ് ഡാറ്റ അനലൈസ് ചെയ്യാൻ പറ്റൂ. റിലവന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ മാത്രം ഷെയർ ചെയ്യുകയെന്നതാണ് ഇതിനുള്ള പരിഹാര മാർഗ്ഗം.
1 ടീമംഗങ്ങൾക്കിടയിൽ കൂടുതൽ ഇൻഫർമേഷൻ ഷെയർ ചെയ്യുന്നത് നല്ലതായിരിക്കില്ല.
2 വേണ്ടാത്ത അല്ലെങ്കിൽ അപ്രധാന ഇൻഫർമേഷനുകൾ പങ്കു വെയ്ക്കരുത്.
3 ചർച്ചകൾ വ്യത്യസ്ത ഫ്രീക്വൻസിയിലാവുകയും ഇൻഫർമേഷൻ വ്യത്യസ്ത റേഞ്ചുകളിൽ സപ്ലൈ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ കൺഫ്യൂഷൻ ഉണ്ടാകും.
4 ലീഡർഷിപ്പ് സ്ട്രാറ്റജി തെറ്റായി ഉൾകൊള്ളുമ്പോൾ കൂടുതൽ ഇൻഫർമേഷൻ ലഭിക്കുന്നത് ആ തെറ്റിദ്ധാരണ ശക്തമാക്കാനാണ് സഹായിക്കുക.
എങ്ങനെയാണിത് നമ്മുടെ ബിസിനസ്സിനെ ബാധിക്കുക?
മൂന്നു തലത്തിലാണ് ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർ ലോഡിങ് നമ്മളെ ബാധിക്കുക. 1 ജീവനക്കാർ, 2 ടീം, 3 സ്ഥാപനം എന്ന രീതിയിൽ. തീർച്ചയായും ഇത് മൂന്നും ചേരുമ്പോൾ ബിസിനസ്സില്‍ പ്രതികൂലമായി അനുഭവപ്പെടാന്‍ തുടങ്ങും. ടീമിലെ 25 ശതമാനം പേരും കടുത്ത മാനസിക സമ്മർദ്ദത്തിലേക്ക് നീങ്ങും കേരളത്തിലാണെങ്കിൽ ഇത് 40 ശതമാനത്തിലധികം വരുമെന്നാണ് കണക്കുകൾ സൂചിപ്പിക്കുന്നത്. ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർ ലോഡ് കൊണ്ട് ഗ്രൂപ്പ് ലീഡ്സും സ്വാഭാവികമായും കൺഫ്യൂഷനിലാകും. 70 ശതമാനം പേരും ചിന്തിക്കുന്ന രീതികൾ മാറും. അവരുടെ വ്യക്തിബന്ധങ്ങളിലും പ്രൊഫഷൽ റിലേഷൻ ഷിപ്പുകളിലും പ്രശ്‌നങ്ങൾ വരും.
ബേൺഡ് ഔട്ട് എന്ന സങ്കൽപ്പമുണ്ട്. ഞാൻ കത്തിതീരുകയാണ്. അല്ലെങ്കിൽ ഞാൻ കത്തിതീർന്നുവെന്ന് ചിന്തിക്കുന്ന രീതിയിലേക്ക് കാര്യങ്ങൾ പോകും. ഏറ്റവും രസകരമായ കാര്യം 40 ശതമാനം പേർക്കെങ്കിലും ഏത് ഡാറ്റയാണ് എനിക്ക് വേണ്ടതെന്ന് തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയുന്നില്ലെന്നതാണ്. അതിനേക്കാൾ സങ്കടമുള്ളത് 25 ശതമാനം പേർക്ക് തങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്ന ഡാറ്റയുടെ പ്രാധാന്യം പോലും അറിയില്ല.
ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർ ലോഡിങ് ജീവനക്കാരുടെ പ്രൊഡക്ടിവിറ്റിയെ മാത്രമല്ല ബാധിക്കുക. അത് പലപ്പോഴും കൃത്യമായ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അവരുടെ കഴിവിനെ പോലും ഇല്ലാതാക്കും. കൺഫ്യൂഷൻ, സ്‌ട്രെസ്സ്, ഫ്രസ്‌ട്രേഷൻ എന്നിവയെല്ലാം ചേർന്ന് അവരെ കൊണ്ട് തെറ്റുകൾ ചെയ്യിക്കാൻ തുടങ്ങും. ചുരുക്കത്തിൽ ഇൻഫർമേഷൻ ഓവർ ലോഡിങ് അവരുടെ ലോജിക്കോടെയുള്ള ചിന്തയെ ഇല്ലാതാക്കും.
അതേ സമയം ഇത്തരം ഇൻഫർമേഷനെ തിരിച്ചറിയാനും അതിനെ കംപാർട്ട്‌മെന്റായി അടുക്കി വെയ്ക്കാനും ഉചിതമായത് ഉപയോഗിക്കാനും അറിയുന്ന 15 ശതമാനം പേർ എല്ലാ ടീമിലും കാണും. ഇവരെ തിരിച്ചറിയാൻ ഒരു പരിധി വരെ ലീഡേഴ്‌സ് ഡാറ്റ ഓവർ ലോഡിങ് നടത്തും. തീർച്ചയായും അതിന് ഒരു നെഗറ്റീവ് ഇംപാക്ട് കാണും. എന്നാൽ ആ 15 ശതമാനത്തെ തിരിച്ചറിയേണ്ടത് ലീഡറെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം നിർണായകമാണ്. പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടാക്കാനല്ല, പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടാകുമ്പോൾ പരിഹാരമുണ്ടാക്കാനാണ് ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കേണ്ടതെന്ന ചിന്ത ചിലരുടെ മനസ്സിലെങ്കിലും കടന്നു കിട്ടിയാൽ അത് ലീഡറെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ടീം പ്ലാനിങിൽ നിർണായകമാണ്.